运用四象限法则划分优先事项与滞后事项
编辑：企业文化与文化墙可视化制作专业平台│挂图大师 发布时间：2013-02-01 点击：3189
现在，我们不妨回顾一下以前的工作，在哪个象限花的时间最多?要注意的是，在划分第一和每三象限时要特别注意，不要将紧急的事误认为重要的事。紧急的事与重要的事之间的区别就在于这项任务是否有助于完成某个重要目标，如果答案是否定的，便应将之归入第三象限。
华为时间管理培训专家指出，对第三象限的收缩和对第四象限的舍弃是众所周知的时间管理方式，但是在第一象限与第二象限的处理上，人们却往往不那么明智—很多人更关注于第一象限的事件，这将会使人长期处于高压力的工作状态下，忙于收拾残局和处理危机，使人精疲力竭。
华为员工张宁说:“在进华为之前和在华为的初期，我非常关注第一象限的工作任务。那时的感觉非常精糕，天天加班，而工作质量却仍然不尽人意。后来，我转换了关注的方向，发现感觉完全改变了。因为第一象限与第二象限的任务本来就是互通的，第二象限的扩大会使第一象限的事件减少。而且由于处理时间比较充足，最终完成的效果也就更好。”
在设定优先级别的过程中，区分清楚紧急与重要，这一点至关重要。要谨记，紧急的任务一般不重要，而重要的任务通常不紧急。
划分优先事项与滞后事项
确定工作任务清单后，即可清晰地划分出优先事项与滞后事项，并据之进行恰当的工作规划与适宜的处理。
确定优先事项
紧急任务必须立即处理，这往往由外部力量决定，并受到电话铃声的干扰或来自管理者、同事的未预料干扰。这些任务虽然都很紧急，但从长期价值来看，通常并不重要。
对于设定优先级别而言，最重要的是价值。重要的工作任务无论做或不做，都将存在巨大的价值;不重要的工作任务只有微弱的价值或毫无价值，那么这些工作任务做与不做都无关紧要。另外，重要的工作任务大多在短期内可以被推迟，虽然这些任务看起来更有难度、更重要、更有价值，但它们通常并非紧急任务。
华为时间管理培训中给出的建议是，立刻完成那些既紧急又重要的任务。规划好自己的工作时间，然后将注意力转移到那些重要但不紧急的任务上。当我们可以使用更多的时间来处理具有巨大价值的重要任务时，我们会更有效率，所能完成的任务更多。
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设立滞后事项
设定和研究优先事项的同时，应设立滞后事项。滞后事项是那些稍后处理亦不会造成影响的事情。值得注意的是，若将某事设定为优先事项，就意味着该任务要速战速决，而若将某事设定为滞后事项，则意味着该任务可以予以停止。
在一次华为时间管理培训中，培训师传授了这样一种方法:“在工作开始前，你要问自己哪些事情必须停止、要中断什么活动、要终止什么行为、要取消什么活动。”了解这些问题的答案后，也就明确了哪些活动应划为滞后事项。
那么，如何停止这些应被滞后的工作呢?
弄清楚要停止哪些工作才能空出足够的时间，以完成工作中最重要的事情。
在接受新的任务时，确定哪些事情不会立刻完成或需要全部取消。
若要空出足够的时间去完成其他更重要的任务，必须决定以何种方式拖延、推迟工作清单上的某些任务，或将该工作委派给其他人。
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