80/20法则——把时间用于少数重要的事
80/20法则由意大利经济学家兼社会学家维弗利度·帕累托提出,其内容是工作任务优先次序的编排,要依照事情的重要程度,并建立在“重要的少数与琐碎的多数”原理的基础上。这个原理现在已变成管理学界熟知的“80/20法则”,即80%的价值是来自20%的因素,其余的20%的价值则来自80%的因素。将这个法则引人时间管理领域后,人们得到这样的启示:做事时,要避免将时间花在琐碎的多数问题上,因为即使花了80%的时间,你也只能取得20%的成效;应该将时间花于少数的重要问题上,因为你只需花20%的时间,即可取得80%的成效。
把时间留给最重要的事
一项研究显示平均每位管理者有300 ^400小时的阅读和项目堆积在家和办公室里,这就意味着我们永远不可能完成所有事情或只能选择超负荷工作来完成任务。不过,根据80/20法则—20%的时间可以创造80%的成果,20%的任务创造80%的价值,我们可以选择留出足够的时间来做最重要的事情。
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80%的业绩来自20%的任务
在华为时间管理培训课上,培训师讲述了一则关于穆尔的故事。1939年,刚刚大学毕业的穆尔在哥利登油漆公司找到一份业务员的工作。当时他的月薪是160美元,满怀雄心壮志的他拟定了一个月薪1000美元的目标。当穆尔对工作得心应手后,他拿出客户资料及销售图表,以确认大部分的业绩来自哪些客户。他发现,80%的业绩都来自于20%的客户中,同时,不管客户的购买量大小,他花在每个客户身上的时间都是一样的。于是,穆尔下一步就将其中购买量最少的36个客户名单退回公司,然后全力服务其余20%的客户。
结果,他在参加工作后的第一年就实现了月薪1000美元的目标,之后他成立了美国西海岸数一数二的油漆制造公司,最后还当了凯利穆尔油漆公司的董事长。
培训师用这个故事除了向参训员工们说明正确目标的重要性外,同时引人了80/20法则在时间管理中的应用:总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。按事情的“重要程度”来编排工作优先次序的准则,必须建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理基础上。例如,80%的销售额是源自20%的客户,80%的总产量来自20%的产品……那么,华为的员工是如何将这个法则应用于实践的呢?
传统的销售方法是客户先交了定金后,待收到产品后再将产品的余款全部付清。但是,华为销售人员却发现:虽然一部分客户具有购买意向,但不得不放弃产品购买,因为他们无力马上拿出大颇的款项。2004年,华为申请到政策性银行的支持,自此开始大规模地为客户提供信贷。这一系列融资措施支持催发了华为在海外急速扩张的势头。事实证明,2005年后华为的合同销售额增长的80%以上来自于海外市场。
不难发现,华为为客户提供信贷的行为正是利用了80/20法则—优先考虑带来80%利润的20%的客户,也就是将工作中80写的时间和精力留给了这些带来80%利润的重要客户。并且,80/20法则意味着掌握工作中的重点,这种方法也可以使实际工作结果与工作计划不发生偏差;即使有时间危机时,员工们仍然可以保证最关键的20%的事务具有最高优先级。
衡量工作任务的价值
通常情况下,被给予最多关注的工作任务是那些被人们认为可以带来较高价值的工作任务。
任正非说:“技术只有卖出去才能赚钱。”为了进行品牌造势,华为甄选出资深的技术人员来组建撰稿队伍,定期发表与技术趋势、解决方法、应用案例相关的文章,通过宣传产品和技术来扩大企业知名度。
此时,对于技术人员而言,面临着撰稿和日常项目开发等工作任务的衡量。此时华为的整体战略是高调出击,为企业进行品牌造势,因而新项目开发的价值要略低于撰稿宣传的价值。这是以“工作任务完成带来的影响”来衡量工作任务价值。另外,还可以通过工作成果的数量和个人成就感来衡量任务价值。
预期的成果数,
销售额、生产数量等是评估目标任务价值的重要方面,代表着员工为企业创造的收益。例如,销售部通过可能带来的销售额来评价工作价值,而生产部则通过预期生产数量来评价工作价值。预期成果数量越多,其价值越大。
个人成就感
个人成就感往往通过完成超过规定数量的任务或难度较大的任务来赢得。完成的任务越多、难度越大,个人成就感就越强。如果一位科研人员认为开发难度较大的工作任务会获得更多成就感,那么这类工作任务对他而言具有更高价值,他往往会将这类任务排在工作的第一位。员工们的个人成就感大多基于横向或纵向的对比而形成。
横向时比:与同事相比较,自己所承担的任务属于轻还是重难度如何。
纵向时比:与自己以往开展工作的难度做对比,工作难度有何变化。