浅谈如何做好档案管理工作
摘要:知识经济时代，档案管理作为一种知识管理，在社会发展中具有越来越重要的地位和作用。档案工作繁琐枯燥,但对工作的开展却极为重要,为了使档案工作规范化、标准化,必须建立健全切合实际的档案管理制度,实施“以我为主”的立卷归档原则,严格公文的制发,提高纸质档案立卷的质量,做好文书以及电子文件的处理工作。本文从档案管理工作的重要性出发，探讨其加强档案管理工作的一些途径。
一、档案和档案管理的现状
  档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。主要分为文书档案、科技档案、司法档案、会计档案、艺术档案、人事档案、教学档案和外交档案等。 
档案管理主要包括两个方面的内容:
一是对档案资源的管理，也称档案实体管理；二是对档案中所包含的信息的管理，称档案信息组织。档案实体管理包括档案的收集、整理、鉴定、保管等内容，通过档案资源建设来建立科学合理的馆藏体系，为档案的现代化管理打下薄础。档案管理活动与其它文献管理活动样、包含了信息的输入、存贮、加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统。 随着档案管理受重视程度的大大提高以及技术的进步，档案管理的设施不断得到完善、更新，在实际工作中，档案管理与社会的进步、要求相比，仍然存在很大的问题，表现在档案工作人员素质偏低、待遇差、队伍不稳定;领导重视不够，档案意识不强经费不足、设备不全、硬件条件差，管理摸式呆板以及宣传不力，群众参与意识薄弱等方面。
二、做好档案管理工作的重要意义
做好档案管理工作一个国家机关健康发展的需要，档案管理工作是机关管理工作的一部分，是提高机关工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个单位部门工作业绩与管理水平的重要尺度。机关档案记载着这个单位或部门发
展史上的优秀成果，对进一步促进本单位或部门科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。档案管理工作做好了，一方面为领导及时了解本单位工作开展情况，适时调整工作思路提供准确依据，为领导决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方准确定单位取得的成果，为本单位或部门科学发展奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映本单位或部门工作状况和工作成果。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升单位部门在经济社会发展中的影响力具有重要意义。 

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三、档案管理工作存在的问题 
目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。
造成档案技术落后的主要原因有两点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，人力、物力、财力投入少；二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用；三是领导重视不够，虽有微机和档案网络，但档案并没有录入电脑，还按手工在进行工作。
档案工作缺乏制度化的管理程序当前企业档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确；二是档案整理不规范。由于工作的调动，新档案人员不断进入，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。此外，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找利用；三是档案综合管理力度不够。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。
四、对做好档案管理工作的几点思考  加强档案管理，更好地为经济社会发展服务，应从以下几个方面入手：
（一）、建立健全切合实际的档案管理制度  档案种类繁多,形式各异,有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案,要实行规范的管理,就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《中华人发共和国档案法》为指导原则,首先要加强硬件的建设,存放档案必须有专门库房,并设有专柜便于查找,做到科学管理,排列整齐,并健全检索工具。库房要经常通风,做到整洁卫生,库房内不准吸烟,以免发生火灾,做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光,以确保安全和延长档案寿命。其次,建立档案工作网络,由领导负责包括业务档案在内的档案工作的领导、规划,提出业务档案工作的总体要求,具体制定业务档案的各项管理制度,对档案管理进行督促指导。应该指定专人管理文书档案和 业务档案,档案室人员应深入各科室,了解各科主要业务活动,以便对各科的业务档案提出统一的立卷要求,促使业务科室在工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料,能够及时立卷和定期向档案室归档。归档的文件材料,要保持它们之间的历史联系,区分保存价值,分类整理,立卷、案卷标题简明确切,便于保管和利用。最后要严格有关的档案借阅手续,杜绝档案乱借乱发,防止分散流失。  
（二）、严格公文的制发  公文是档案的前身,档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样,不仅仅决定公文本身的质量,同时,也决定了日后档案的质量,决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此,我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题,以提高档案实体质量,为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。提高公文质量,首先公文用纸质量要好,幅面尺寸规格要统一、规范、标准,符合国家的有关规定。排版形式为横写横排,左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续,是否符合审批权限,公文标题是否准确,主送单位和抄送单位准不准,落款是否与公文一致,有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。各种记录、报表、签字、批注等,都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张,以保证字迹鲜明、清晰,这有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理,拟制格式要规范,行文不要滥用简称和使用不规范的字,以利于日后标准化、现代化检索手段的实施。 
（三）、做好文书以及电子文件的处理工作   工作实践表明,虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务,具有相对的独立性,但由于文书是档案的来源,档案是文书的归宿,所以,两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此,我们要强化系统思维意识,  树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想,在实际工作中,把住文书处理工作规范化、标准化的入口关,以实现档案工作的规范化、标准化。 在现今的网络工作环境下,电子文件也属于档案的一部分,由于电子文件与传统纸质文件有很大的差别,电子文件通常以脱机方式保存,在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。所以在选择软磁盘时一定要把住它的质量关,软磁盘的质量直接关系到磁盘信息的保存寿命,高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年,而低质量软磁盘往往不到1年,所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。在保存方面,要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里,因为潮湿会使光盘片基霉变,所以环境空气相对湿度应该控制在40%～65%,温度应该控制在14～24℃。   
（四）、实施“以我为主”的立卷归档原则“以我为主”的立卷归档原则,即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则,这不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则,而且还是推进档案工作规范化、标准化,乃至现代化的一个重要原则。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。它要求我们在实际工作中,在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上,要注意解决好三个问题:一是要准确把握文件立卷归档的时效性,完成现行文件阶段任务的,才能予以立卷或归档,而没有完成的,则不能立卷或归档,否则,将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。在实际工作中要注意区分文件与资料,特别是要注意区分在形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别,减少档案管理中的重复度和信息冗余度,提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下,要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点,分清主次,把住全宗的入口关,使不该归档文件不致混入,同时,又要注意防止应归档文件的散失。 
  （五）、提高纸质档案立卷的质量不断深化的工作实践证明,案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素,而立卷问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此,在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中,必须一方面要注意解决好立卷方法问题,以有利于档案标准化管理中的分类和检索,另一方面,要注意解决好案卷装订质量问题,以有利于档案规范化管理。   
 （六）、加强对声像档案的管理和保护声像档案是指国家机构、组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体,以影像、声音为主,并辅以文字说明的记录。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。随着社会的及办公条件的改善,在机关工作和各类业务活动中形成了大量的声像档案。声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求,如果不及时归档,日后难以追忆齐全和准确。所以这就要强化规范管理,对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理,制定一套严格的制度,防止分散流失,杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、   利用作出明确规定。要结合实际,创造条件,力求妥善保管,从长久保护和利用考虑。
五、综上所述，科学规范的档案管理只有坚持改革创新,与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个单位或部门的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以使档案事业保持可持续发展,为经济发展和社会进步做出应有的贡献。展望未来，机遇和挑战共存，机遇大于挑战，只要我们抢抓机遇，避免消极因素带来的不利影响，充分发挥我国特有的管理优势，坚持走中国特色社会主义档案管理道路，一定会实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化,这样才能使档案管理工作立于不败之地。

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