一、挂图内容:
文书档案立卷说明
一、归档文件齐全、完整:是指各个部门工作中形成的文件材料,能够反映本单位全学年各项工作的完成情况。
二、组卷正确 组卷方法是按[年度——组织机构]组卷。组卷以问题为主,同类问题组成一卷,专门问题可组专卷(如职评工作、调资工作等)。 上级来文与本单位形成的文件材料一般应分别组卷。
三、卷内文件排列清楚卷内文件应按事情的来龙去脉有次序地排列,保证文件之间有条理、有联系。排列方法如下: 重要材料在前面,一般材料在后面。 按形成的时间顺序排列;按问题排列。 同一问题的文件存本在前,定稿在后;批复在前,请示在后;主件在前,附件在后;问文在前,复文在后;结论、决定在前,依据材料在后。 经过多次草稿形成的重要文件,最后定稿在前,其他几稿依次排列。
四、拆除针、钉,编写页号归档案卷应去掉金属物。 编页号:左侧装订,编号在正面的右上角,背面的左上角;上边装订,编号在下边中间;折叠页编在外边;号码不要编在字迹上。 如卷内只有一份文件,并已有页码,可不再编号。空白页不编号。 立入卷内的便条、有价值的信封等,逐张编号。
五、卷内目录 卷内目录置于卷首,要求字迹清楚,逐件填写,作者和日期不详的文件应尽量考证清楚,会议记录要写明会议时间、次数和议题。卷内目录一式两份,一份置于卷首,一份写成“全引目录”装订成册。
六、备考表卷内需要说明的情况,应填写在备考表上,立卷人、检查人都要在表上签字,以示负责。
七、装订卷内文件有破损的要裱糊;装订线上有文字的要镶边;大于一般公文纸的要折叠;小于公文纸的要托裱;字迹已扩散的要复制;把文件底边和装订所对侧面戳齐(右、下齐);用棉线三孔装订,线头结在背后,做到不掉页,不压字、不损坏文件,不妨碍阅读。
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